Qué es un sistema ERP – Tipos y aplicaciones.

¿Qué es un ERP y cómo elegir el mejor para tu empresa?

¿Qué es un sistema ERP y para qué sirve? Tipos de ERP y aplicaciones El sistema definitivo. ▷La gestión de la gran empresa y PyMES más eficiente que nunca.

– La gestión de la empresa hoy se enfrenta a numerosas variables simultáneas. Esto en realidad no es nuevo, porque la cadena de valor de una empresa es el resultado de todos los procesos en los que participa: desde la producción a las ventas, pasando por el control del inventario, las finanzas o la gestión del personal.

¿Qué es un ERP y para qué sirve?, el sistema software que revolucionará tu empresa

En este artículo descubrirás qué es un ERP y para qué sirve, así como los tipos de software ERP que existen para PyMES y la gran empresa, y las opciones que existen en el mercado. Será el artículo más completo que encontrarás al respecto, ¡recuerda que puedes guardarlo en favoritos!

En la empresa tradicional, cada departamento tenía encargadas unas funciones que, más o menos, desempeñaba con independencia del resto, en defensa celosa de su parcela de gestión, ¿o deberíamos decir de poder? De ahí ese recurso tan frecuente del “no te metas en mi trabajo”, propio de las organizaciones del pasado, marcadas por la existencia de compartimentos estancos que, lejos de compartir información, la ocultaban a propósito.

Esa historia, que en buena medida es una historia de fracaso, debe desaparecer por la vía de la informática de gestión, que pone en común todas las variables de la actividad de la empresa y obliga a un trabajo colaborativo, además de fijar una evaluación fiable del trabajo de cada cual. Y aquí es donde te encontrarás con unas siglas: ERP.

¿Qué significa ERP? (Enterprise Resource Planning)

La planificación de recursos empresariales, más conocida por sus siglas en inglés (ERP, de Enterprise Resource Planning) es un software de gestión de procesos de negocio que permite a una organización utilizar un sistema de aplicaciones integradas para administrar el negocio y automatizar muchas funciones relacionadas con la tecnología, los servicios y los recursos humanos.

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  • El software ERP integra todas las facetas en la actividad de la empresa, incluida la planificación de sus productos, el desarrollo, la fabricación, las finanzas, las ventas y el marketing, todo ello en una sola base de datos, con una aplicación e interfaz de usuario.
  • El software ERP, considera un tipo de aplicación empresarial, fue diseñado para ser utilizado por grandes empresas. Sin embargo, las nuevas aplicaciones ERP diseñadas para pequeñas y medianas empresas (pymes) son soluciones de software de gestión ligeras, personalizadas para una actividad específica.
Nota

Aclarar los conceptos

Por lo general, si buscas las siglas ERP en Internet la gran cantidad de información que encontrarás puede ser abrumadora, incluso confusa. Cada sitio web parece tener su propia definición de ERP, y una implementación puede variar ampliamente de la siguiente. Estas diferencias, sin embargo, subrayan la flexibilidad que puede hacer de ERP una herramienta de negocios tan poderosa.

Obtener una comprensión más profunda de cómo las soluciones de ERP pueden transformar tu negocio, es una ayuda para obtener un mejor sentido de lo que es en realidad ERP y cómo funciona.

Para entender el ERP es necesario dar un paso atrás y pensar en todos los diversos procesos que son esenciales para la gestión de un negocio, incluyendo el inventario y la gestión de pedidos, la contabilidad, los recursos humanos, gestión de relaciones con clientes y más allá.

En su nivel más básico, el software ERP integra estas diversas funciones en un sistema completo para agilizar los procesos y la información en toda la organización.

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La característica central de todos los sistemas ERP es una base de datos compartida por las diferentes unidades de negocio. En la práctica, esto significa que los empleados de diferentes divisiones de la empresa –marketing, contabilidad, producción- disponen de la misma información en tiempo real.

El software ERP también ofrece cierto grado de generación de informes y automatización sincronizados. En lugar de obligar a los empleados a mantener bases de datos y hojas de cálculo separadas que deben combinarse manualmente para generar informes, las soluciones ERP permiten al personal extraer informes de un sistema.

Por ejemplo, con órdenes de venta que fluyen automáticamente al departamento financiero de la empresa sin ningún trabajo manual, el departamento de gestión de pedidos puede procesar encargos con mayor rapidez y precisión, y el departamento de finanzas puede cerrar su contabilidad más rápidamente.

Nota

Otras características comunes de ERP incluyen un cuadro de mandos que permite a los empleados comprender rápidamente el desempeño del negocio en métricas clave.

Aplicaciones prácticas del software ERP

El ERP normalmente consta de varios módulos de software empresarial que se compran individualmente, en función de lo que mejor responde a las necesidades específicas y las capacidades técnicas de la organización. Cada módulo de ERP se centra en un área de procesos de negocio, como el desarrollo de productos, la comercialización o las finanzas.

Algunos de los módulos ERP, entre sus aplicaciones más comunes incluyen los de planificación de productos, compra de materiales, control de inventario, distribución, contabilidad, marketing, finanzas y recursos humanos. Normalmente, una empresa usará una combinación de diferentes módulos para administrar actividades y tareas de back-office, incluyendo las siguientes:

  • Administración de procesos de distribución.
  • Gestión de la cadena de suministro.
  • Base de conocimientos de servicios.
  • Configuración de precios.
  • Exactitud de los datos financieros.
  • Planificación de proyectos.
  • Gestión de recursos humanos.
  • Normalización de procedimientos.
  • Reducción de tareas redundantes.
  • Control de coste de compras.
  • Administración de nóminas.

A medida que la metodología ERP se ha vuelto más popular en sus diferentes variantes (ERP Open Source, OpenERP, ERP online), las aplicaciones ERP han crecido para ayudar a los gerentes de negocios a implementar el concepto del en otras actividades empresariales.

El objetivo básico de usar un sistema de planificación de recursos empresariales es proporcionar un repositorio central para toda la información que es compartida para mejorar el flujo de datos en toda la organización.

La utilización del ERP contribuye a desarrollar un negocio más eficiente, más delgado, mejor automatizado e integrado a través de sofisticadas soluciones tecnológicas. En ese sentido, el propósito del software ERP se centra en resolver el problema de los compartimentos estancos en las empresas.

Los modelos de negocio estancos, lo que en España podríamos bautizar como reinos de taifas, se basan en el aislamiento de las diferentes partes de la organización. El negocio que se hace en cada departamento es secreto del resto, y no hay colaboración entre los mismos.

Este tipo de modelo de negocio a menudo lleva a los celos entre los departamentos, la confusión y la falta de conocimiento compartido, y un malentendido general de los objetivos de la empresa. En resumen, puede ser un desastre. Aquí es donde la planificación de recursos empresariales entra en escena.

El software ERP ayuda a impulsar a los departamentos para colaborar mejor y tener una mayor transparencia en toda la empresa. Las soluciones de planificación de recursos empresariales permiten a todos compartir los mismos datos y estar en la misma página, por lo que hay menos confusión entre departamentos.

Sistema ERP para Pymes

Hay otros beneficios bastante evidentes que hacen recomendable la adopción de los softwares ERP para Pymes, muy superiores a otras soluciones de gestión de la competencia. Pero hay que tener claros varios principios a la hora de implementar el software ERP:

  1. La integración de procesos es fundamental: para aprovechar al máximo los beneficios del sistema, deben integrarse plenamente en todos los aspectos del negocio, desde el cliente hasta la producción y distribución de los productos.
  2. La automatización mejora la productividad: los procesos deben ser más eficientes, menos propensos a errores y más rápidos. Su aplicación es al mismo tiempo una oportunidad para liberar al personal de arduas e improductivas tareas mecánicas.
  3. Hay que aumentar el rendimiento general: al integrar procesos empresariales dispares, el ERP garantiza la coherencia y evita la duplicidad de las personas que trabajan con fines cruzados en diferentes partes de la organización. Esto debe redundar siempre en un rendimiento global superior de la organización.
  4. Integrar toda la cadena de suministro: un sistema ERP de buena calidad debe extenderse más allá de su organización e integrarse con sus sistemas de proveedores y clientes para garantizar una visibilidad y una eficiencia completas en toda la cadena de suministro.

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ERP online, tu sistema en la nube.

Las soluciones de computación en la nube han ayudado a impulsar este crecimiento. Las soluciones basadas en la nube no solo hacen que el software ERP sea más asequible, sino que también hacen que estos sistemas sean más fáciles de implementar y administrar.

Y, quizás lo que es más importante, el ERP en la nube permite la generación de informes en tiempo real e inteligencia de negocios, haciéndolos valiosos para los ejecutivos y personal que buscan visibilidad en el desarrollo de la empresa.

Como resultado, las empresas de todos los tamaños y una amplia gama de industrias están en transición hacia los sistemas de ERP en la nube. El crecimiento de este sector de actividad superará el 20 % anual en el mundo, de acuerdo con un informe elaborado por la consultora tecnológica Forrester en el año 2015.

Tipos de ERP

En el mercado actual hay dos clases o tipos ERP disponibles, compara la solución que mejor se adapte de las siguientes:

VERTICALES

Se trata de soluciones de software especializados para ser utilizados por una empresa determinada, y que por tanto responden a necesidades puntuales de la misma.

HORIZONTALES

Se trata de aplicaciones útiles para la administración de cualquier empresa, y que a partir de esa premisa genérica permiten la configuración específica.

La elección de una u otra estrategia es una de las primeras decisiones de cualquier empresa que se plantee la adopción del software ERP. Para ello recurren por lo general a firmas de consultoría de negocios (business intelligence) y consultoría tecnológica (programación), especializadas en buscar soluciones a medida para cada caso.

Uno de los dilemas a los que se enfrenta una empresa -cualquiera de mediano tamaño lo tiene hoy en día, y desde luego lo tienen las grandes organizaciones- es si deben desarrollar un software ERP propio o es mejor adquirir uno ya existente en el mercado.

En el primer caso, es evidente que el coste de programación inherente a un trabajo de este tipo supone un gasto importante. Por ello, resulta más frecuente la opción de adquirir soluciones ya desarrolladas por las grandes firmas de informática de gestión, aunque con algunas variantes específicas a petición del cliente, que estas firmas son capaces de ofrecer.

De modo que los tipos de ERP también se pueden clasificar en función de su diseño, original o no:

ERP A MEDIDA

Creado para una empresa en particular. Su ventaja, la adaptabilidad de una solución a medida; el inconveniente, siempre son más costosas y están sometidas a mayor riesgo de errores en su desarrollo.

ERP PREDEFINIDO

Es más barato y rápido, porque se basa en soluciones ya aplicadas en otras empresas, que se implementan a modo de módulos. Tiene la virtud de la estandarización, que conlleva fiabilidad, y el defecto de su posible falta de adecuación a las necesidades específicas de la organización.

Y hay una tercera clasificación posible, relacionada en este caso con la ubicación del sistema de gestión, asimismo con dos alternativas posibles:

INSTALACIÓN EN LA NUBE

Los datos son alojados en servidores externos, de modo que pueden ser consultados a través de Internet, sin necesidad de presencia física en la empresa.

INSTALACIÓN EN SERVIDOR LOCAL

Los datos son almacenados en infraestructuras informáticas propias de la empresa.

Soluciones Tecnológicas

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MUCHO MÁS QUE UN SOFTWARE DE GESTIÓN EMPRESARIAL

Sistemas ERP y sus ventajas

Cuando uno se detiene a considerar los beneficios de los sistemas ERP, es fácil ver por qué se han vuelto tan populares y por qué su uso continuará creciendo tan rápidamente.

Por su capacidad para fomentar la transparencia y el trabajo integrado, el ERP ayuda a los empleados a hacer su trabajo de manera más eficiente, rompiendo las barreras entre las unidades de negocio. Más específicamente, una solución ERP:

  1. Proporciona una visión global y en tiempo real de los datos que pueden permitir a las empresas abordar las preocupaciones de forma proactiva e impulsar mejoras.
  2. Mejora el cumplimiento financiero con las normas regulatorias y reduce el riesgo.
  3. Automatiza las operaciones principales de negocios, como los procesos de entrega en efectivo, de pedidos y compras.
  4. Mejora el servicio al cliente proporcionando una fuente de facturación y seguimiento de relaciones.

Cuando se suman estas ventajas, el valor de ERP -en particular, el ERP en la nube- es muy claro.

Con una solución ERP, los empleados tienen acceso a información precisa que les permite tomar mejores decisiones con mayor rapidez.

 No solo eso, sino que el software ERP ayuda a eliminar los procesos y sistemas redundantes, reduciendo drásticamente el costo final de las operaciones.

Gestión empresarial

Control y análisis

Optimización de recursos

Tiempo, recursos humanos, etc…

Historia del ERP

El término ERP fue acuñado en 1990, pero sus raíces datan de los años sesenta. En aquel entonces, el concepto se aplicaba a la gestión y control de inventarios en el sector manufacturero. Los ingenieros de software crearon programas para supervisar el inventario, conciliar saldos e informar sobre el estado de los mismos. En la década de 1970, esto había evolucionado en los sistemas de planificación de necesidades de materiales para programar los procesos de producción en las fábricas.

En la década de los ochenta del siglo pasado, el concepto creció para abarcar más procesos de fabricación, y una década más tarde estos sistemas se habían extendido más allá del control de inventarios y otros procesos operativos a otras funciones de back-office, como la contabilidad y los recursos humanos, preparando el escenario para el ERP tal como lo conocemos en la actualidad.

Hoy en día, el ERP se ha expandido para abarcar la inteligencia de negocio (business intelligence), al tiempo que también maneja funciones como la automatización de la fuerza de ventas, la automatización de marketing y el comercio electrónico.

Con estos avances de producto y las historias de éxito que salen continuamente de estos sistemas, las empresas en una amplia gama de industrias -desde la distribución al por mayor hasta el comercio electrónico- utilizan soluciones ERP.

Además, a pesar de que en sus comienzos las soluciones ERP fueron pensadas para las grandes organizaciones, las empresas de pequeño y mediano tamaño, así como las empresas en crecimiento o startups, están adoptando rápidamente los sistemas ERP.

  • Orígen ERP

    1960

  • Evolución en los sistemas de planificación y programación de procesos de producción

    1970

  • Creció para abarcar más procesos de fabricación,

    1980

  • El término ERP fue acuñado

    1990

Marcas líderes en sistemas ERP

Aunque la tarea de selección de sistemas ERP fue relativamente simple y fácil en los primeros tiempos de su aplicación, por la escasa oferta disponible, hoy en día se ha convertido en una iniciativa un tanto engorrosa.

Esto ocurre porque con el paso de los años y la evolución tecnológica un número cada vez mayor de proveedores de software ERP se han ido incorporando al mercado con soluciones novedosas o específicas para cada sector de actividad.

Otro impulso en la expansión del software ERP vino dado por la expansión de Internet y el desarrollo simultáneo de tecnologías web que, a su vez, permiten trabajar con el software ERP en la nube y gestionar remotamente los datos valiosos de la empresa.

Hoy en día existe una gran variedad de sistemas de planificación de recursos empresariales a tu disposición en el mercado, en función del tipo de negocio, la naturaleza de los procesos o el tamaño de la empresa, entre otras variables a considerar.

Por ejemplo, existen ERP diseñados específicamente para las empresas manufactureras, para las industrias de servicios, para la gestión de los gobiernos, y así sucesivamente.

Una competición de gigantes

A la hora de hablar sobre la oferta de empresas con servicios ERP disponibles hay que tener claro que estamos ante una batalla de gigantes informáticos. Vamos a pasar revista a los jugadores más importantes del mercado:

ODOO

Con más de 2 000 000 usuarios y presencia en más de 120 países, Odoo se ha posicionado como un importante software de gestión empresarial convirtiéndose en el preferido de más de 1500 desarrolladores de todo el mundo.

ODOO
SAP

El líder del mercado, una firma alemana a la que podemos considerar como pionera en el concepto mismo del ERP, la unificación de tareas y el flujo compartido de información entre departamentos.

SAP
ORACLE

La firma americana exhibe músculo a través de una oferta muy extensa, en la que abundan las innovaciones basadas en la inteligencia de negocios. Es el segundo jugador de esta liga, y se beneficia además del conocimiento que le han proporcionado empresas del sector que ha adquirido, como PeopleSoft.

ORACLE
SAGE

Una herramienta concebida para grandes organizaciones, que engloba todos los sectores del negocio y es relativamente fácil de utilizar. Sus usuarios en 40 países se cuentan por miles.

SAGE
MICROSOFT DYNAMICS

El gigante informático por excelencia tiene también un lugar en esta competición. Su desarrollo se basa tanto en su antepasado, Microsoft Business Solutions, como en los desarrollos de otras firmas adquiridas (Navision, Axapta, Great Plains, Solomon).

MICROSOFT DYNAMICS
INFOR LN

Conocido antes como Baan, su software también pensado para las grandes corporaciones, en particular las del sector industrial, entre las que goza de gran predicamento.

INFOR LN

Si tuviéramos que hacer una aproximación al reparto de la tarta en soluciones ERP, diríamos que los líderes claros son SAP (24 % del mercado mundial) y Oracle (12 %), mientras que Sage, Microsoft Dynamics e Infor LN se moverían cada una en porcentajes en torno al 5 % de los encargos.

Esto nos lleva a la conclusión de que la mitad del mercado global en soluciones ERP está en manos de cinco firmas de gran prestigio y volumen de facturación, mientras que los desarrolladores más pequeños se llevan la mitad restante, que no es poco. Obviamente los procesos de concentración empresarial que se dan prácticamente en todos los ámbitos no son una excepción en la informática de gestión. Estamos ante un mercado muy pródigo en adquisiciones.

Conclusión

La conclusión está muy clara: cualquier empresa con cierto volumen de facturación y complejidad de su estructura hará bien en contar con el software ERP como herramienta para una gestión más eficiente. Esto no debe estar en discusión. Pero si está muy clara la conveniencia de un soporte semejante, es mucho más complicado discernir cuál de las alternativas disponibles es la más adecuada. En este caso estamos ante una decisión estratégica, en la que error se paga muy caro en forma de gastos inútiles y desconfianza interna de la organización, que debe estar muy formada e implicada en el cambio cultural que para la plantilla supone la implantación del ERP. Una mala planificación del ERP hará que cunda el desánimo en la plantilla sobre las capacidades de la herramienta, mientras que en el caso contrario suscitará un círculo virtuoso de colaboración productiva. Hay una solución idónea para cada empresa, y el estudio previo es lo que permite acertar en este acertijo. Porque, por el contrario, el éxito en la aplicación del software ERP es una gran noticia para la empresa, que podrá ser más eficiente y competitiva en un contexto de creciente exigencia.

¡Participa y déjanos tu comentario!

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4 comentarios
  1. Óscar R.
    Óscar R. Dice:

    Me ha parecido un artículo fenomenal y de gran valor, estaba buscando información sobre sistemas ERP y software ERP online. Creo que me voy a guardar vuestro mega post en favoritos 🙂

    Responder
    • Víctorgbusta
      Víctorgbusta Dice:

      Gracias por tu valoración y comentario, nos alegra poder ayudarte a mejorar tu negocio y crear más oportunidades. Un saludo!

      Responder
  2. Alejandro
    Alejandro Dice:

    Sin duda alguna uno de los mejores artículos que simplifica y resume ampliamente todos los conocimientos y nociones generales que cualquier responsable de compra de ERP debe de conocer a la hora de una elección tan importante como esta.
    No olvidemos que un ERP es el motor de las empresas y sobre el cual va a sostenerse el modelo de negocio durante los próximos años, no nos pongamos limites que frustren la capacidad de crecimiento a medio largo plazo, no escatimemos recursos puesto que un ERP es de uso diario y no olvidemos que seguro lo acabaremos pagando en dolores de cabeza, problemas, y en definitiva, tiempo. Tiempo es dinero, así que contra mas eficiencia en el software, menor perdida de tiempo, mayor control, mayor toma de datos para decisiones y mejor funcionamiento general en los negocios. Lo bonito es como se dice últimamente, INDUSTRIA 4.0 o era digital.

    Responder
    • Víctorgbusta
      Víctorgbusta Dice:

      No podría estar más de acuerdo contigo, mantengo que un negocio que se sostiene sin control es sólo casualidad, como un reloj parado que da la hora bien dos veces al día.
      Tenemos la capacidad de beneficiarnos de las métricas claves, los datos y las tendencias, no usar esto en nuestro beneficio mientras nuestra competencia no pierde detalle, sólo puede deberse a falta de conocimiento. No cabe duda de que un sistema ERP es obligatorio en cualquiera de sus variantes. Saludos

      Responder

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